Gebruikersvoorwaarden van “Out of a Box”

Huishoudelijk Reglement

  1. Algemene bepalingen
  2. Gebruik van de infrastructuur
  3. Vergoedingen
  4. Planning – reservaties
  5. Catering
  6. Beheer van de lokalen
  7. Lasten en plichten
  8. Diversen

Hoofdstuk I – Algemene bepalingen

Artikel 1: De Gebruiker van het pand
Vrijzinnig Antwerps Trefpunt vzw,
met maatschappelijke zetel te 2000 Antwerpen, De Burburestraat 11,
hierna genoemd VAT vzw,
is de verantwoordelijke organisatie van het Vrijzinnig Antwerps Trefpunt “Out of a Box”, hierna genoemd “VAT – Out of a Box”, gelegen op hetzelfde adres.
De verantwoordelijke functionarissen van de VAT vzw worden verder vermeld.

Artikel 2: Toepasbaarheid van onderhavig Reglement
Dit document is het huishoudelijk reglement dat het gebruik van de faciliteiten van “VAT – Out of a Box” regelt. Het wordt hierna Reglement genoemd.
Iedereen die gebruik maakt van faciliteiten van het “VAT – Out of a Box” wordt hierna Gebruiker genoemd. Het Reglement is van toepassing op iedere activiteit die een Gebruiker inricht in het “VAT – Out of a Box”, onafhankelijk of hiervoor een vergoeding betaald wordt of niet.
Iedere afwijking van, of aanvulling op, onderhavig Reglement dient voorafgaandelijk schriftelijk te worden vastgelegd.
Door het in gebruik nemen van een faciliteit aanvaardt de Gebruiker onvoorwaardelijk onderhavig Reglement.
Een copij van onderhavig Reglement wordt op eenvoudige vraag van de Gebruiker door de VAT vzw overgemaakt. Het wordt ook in het “VAT – Out of a Box” ad valvas uitgehangen.
VAT vzw en de Gebruiker(s) samen worden de Partijen genoemd.

Artikel 3: Bestemming
De Gebruiker zal het pand enkel aanwenden voor activiteiten die niet strijdig zijn met de doelstellingen van de VAT vzw. Hiervoor verwijst de VAT vzw naar haar statuten die op eenvoudige aanvraag door de Gebruiker verkrijgbaar zijn of kunnen geraadpleegd worden op http://vrijzinnigantwerpen.com/statuten-vzw-vrijzinnig-antwerps-trefpunt/
De Gebruiker zal de bestemming van de ruimtes niet wijzigen.

Artikel 4: Grondplan
Bij onderhavig Reglement wordt het grondplan van het “VAT – Out of @ Box” gevoegd.

Artikel 5: Doelstelling van onderhavig Reglement
De doelstelling van onderhavig Reglement is het gebruik van het “VAT – Out of a Box” vlot te doen verlopen, zodat de Gebruikers er zich thuis voelen en de VAT vzw haar financiële verplichtingen kan nakomen.

Er wordt gestreefd naar de grootst mogelijke tegemoetkoming van goed nabuurschap met de andere bewoners van het pand ‘De Burburestraat 11’ en de omliggende panden (zie artikel 6.1).

Voor die situaties waarin onderhavig Reglement niet in een regeling voorziet zullen de Partijen zich door het voorgaande laten leiden om een gepaste afspraak te vinden.
De Partijen stellen vast dat een deel van de registraties en afspraken berusten op een groot wederzijds vertrouwen en beloven dit niet te zullen beschamen.

Terug naar boven

Hoofdstuk II – Gebruik van de infrastructuur

Artikel 6: Het gebruik van “VAT – Out of a Box”

6.1. Goed nabuurschap
De activiteiten, georganiseerd in het “VAT – Out of a Box”, mogen onder geen beding schade berokkenen aan de waarde, de rust of de bestemming van het gebouw ‘De Burburestraat 11’ én de omliggende panden.

Bij gebruik van geluidsversterking moet geluidshinder beperkt worden tot de normen, geldend volgens de zogenaamde Milieuwet. Geluid dat tussen 07.00 en 19.00 uur wordt geproduceerd mag een maximum hebben van 35 decibel. In de avond tussen 19.00 en 23.00 uur geldt een maximum van 30 decibel. Activiteiten worden in principe beëindigd te 22:00u. (opruimen van lokalen niet inbegrepen). Uitzonderlijk kan – mits voorafgaande melding en toelating – een activiteit tot 23:00u gehouden worden.

roken verbodenIn de locaties van het “VAT – Out of a Box” is een totaal rookverbod van toepassing. Aan de Gebruikers wordt gevraagd om de stoep voor het gebouw vrij te houden en geen hinder te veroorzaken. De nabijgelegen ‘kaaien’ van de gedempte zuiderdokken geven meer dan voldoende ruimte.

6.2. Wie, wat, hoe?
Het gebruik van “VAT – Out of a Box” is bij voorrang voorbehouden aan lidverenigingen, aangesloten bij de “Vrienden van het VAT”. 
Men wordt lid van de “Vrienden van het VAT” mits het nemen van een lidmaatschap, waarvan het bedrag jaarlijks wordt vastgelegd.
De voorwaarden tot lidmaatschap bij de “Vrienden van het VAT” vind men HIER.
Voor verenigingen die gebruik wensen te maken van de infrastructuur, maar geen lidmaatschap wensen, wordt een extra vergoeding aangerekend (zie 6.3. Vergoeding).

 

Terug naar boven

Hoofdstuk III – Vergoedingen

6.3. Vergoeding

Aan de Gebruikers – “Vrienden van het VAT” of “Sympathisanten” – wordt enkel een basis vergoeding aangerekend voor het gebruik van nutsvoorzieningen (elektriciteit, verwarming, water, etc), apparatuur, en het onderhoud van de faciliteiten na gebruik. Het gebruik van tafelbenodigdheden en tafellinnen is exclusief de vergoeding (zie verder).

Personen die geen lid van de “Vrienden van het VAT” of “Sympathisanten” zijn, kunnen, mits voorafgaand overleg met het bestuur van de VAT vzw, eveneens beschikken over de voormelde locaties. De onkosten worden in dat geval éénmalig verhoogd met 25 EUR per gebruikersmoment.

Deze vergoedingen bedragen:

ZAAL 1 *polyvalente ruimte 1 & 2 (ca. 200m2)

OMSCHRIJVING BASISTARIEF TARIEF “VRIENDEN” /
“SYMPATHISANT”
gebruik per dagdeel (4 uur): 65 € + 25 € 65 €
gebruik per 2 aansluitende dagdelen: 100 € + 25 100 €
gebruik per 3 aansluitende dagdelen: 125 € + 25 € 125 €
gebruik gans weekeinde: 240 € + 25 € 240 €

ZAAL 2 *Vergaderzaal (ca. 50m2 – ca. 30 pers.)

gebruik per dagdeel (4 uur): 25 € + 25 € 25 €
gebruik per 2 aansluitende dagdelen: 40 € + 25 € 40 €
gebruik per 3 aansluitende dagdelen: 55 € + 25 € 55 €

COMBINATIE (volledige locatie)

gebruik per dagdeel (4 uur): 75 € + 25 € 75 €
gebruik per 2 aansluitende dagdelen: 110 € + 25 € 110 €
gebruik per 3 aansluitende dagdelen: 140 € + 25 € 140 €
gebruik gans weekeinde: 250 € + 25 € 250 €

De basisdagdelen worden ingedeeld als volgt:

10:00u – 14:00u

14:00u – 18:00u

18:00u – 22:00u

De activiteiten eindigen ten laatste te 22:00u (opruimen lokaal niet inbegrepen).
Afwijking van deze basisdagdelen worden in overleg en volgens de beschikbaarheid bepaald.

De vergoeding voor gebruik van het “VAT – Out of a Box”, afwijkend van voormelde periode’s, wordt in overleg vastgelegd. Gebruik op permanente basis (vb. wekelijks) wordt met een afzonderlijke overeenkomst vastgelegd.

De keuken (met beperkte inrichting!) staat ter beschikking van de gebruiker mits reservatie (zie ook artikel 9). De duur van beschikbaarheid over de keuken kan afwijken van een basisdagdeel, mits voorafgaand akkoord.

Bij gebruik van de keuken voor effectieve bereidingen (catering) wordt een supplement van 10% op de totale onkostenvergoeding aangerekend.

Gebruik van tafellinnen, servies, glazen, e.d., wordt aangerekend volgens de prijslijst (<- klik) die toegevoegd is aan dit reglement.

Alle vergoedingen worden met een onkostennota aangerekend, betaalbaar bij ontvangst.

De betalingen van voormelde vergoedingen dienen te gebeuren op volgende rekening:
VAT Vrienden – IBAN BE91 0017 8409 9576
met vermelding van de referentie onkostennota en de naam van de Gebruiker.

Terug naar boven

Hoofdstuk IV – Planning – reservaties

Artikel 7: Planning

Raadpleeg altijd eerst de reservatiekalender.
De vraag tot reservatie wordt gedaan via het daartoe bestemd – elektronisch – formulier. De reservatie wordt maar effectief na bevestiging van VAT vzw.

Voor zover als mogelijk zal de VAT vzw rekening houden met de wensen van de Gebruiker. In geval van conflict zullen Partijen in onderling overleg een oplossing proberen te vinden.

Later gemelde wijzigingen zullen slechts geaccepteerd worden indien die voor de VAT vzw en voor de andere Gebruikers mogelijk zijn.

Terug naar boven

Hoofdstuk V – Catering

Artikel 8: Aankoop dranken

Dranken worden in principe steeds geleverd door “VAT – Out of a Box” aan de vigerende prijzen. Grote hoeveelheden kunnen rechtstreeks door de Gebruiker aangekocht worden bij de leverancier, aangeduid door VAT vzw en rechtstreeks betaald aan de leverancier.

De Gebruiker draagt er zorg voor dat de faciliteiten hiervoor (koelkasten, bar) achtergelaten wordt in dezelfde staat als waarin de Gebruiker hem aangetroffen heeft.

Artikel 9: Gebruik van de Keuken
Na reservatie door de Gebruiker en na bevestiging door de VAT vzw van de beschikbaarheid kan de Gebruiker de keuken gebruiken (zie ook artikel 6).

De Gebruiker kan maaltijden ofwel:
– In eigen beheer klaarmaken;
– De bereiding van de maaltijden laten uitvoeren door een derde persoon. In dit geval zal deze derde persoon opereren onder de verantwoordelijkheid van de Gebruiker.

De Gebruiker dient in te staan voor het dekken van de tafels en opdienen van de gerechten.

De Gebruiker draagt er zorg voor (eventueel via een beroep op derden) dat de keuken en de ruimte gebruikt voor de maaltijd achtergelaten wordt in dezelfde staat als waarin de Gebruiker het aangetroffen heeft.

Terug naar boven

Hoofdstuk VI – Beheer van de lokalen

Artikel 10: Acties bij het einde van een activiteit

De Gebruiker zal er zorg voor dragen dat derden nooit alleen in het “VAT – Out of a Box” aanwezig zijn. Dit betekent inzonderlijk dat bij het einde van de vergadering de Gebruiker of, indien meerdere Gebruikers tegelijkertijd het “VAT – Out of a Box” gebruiken, de laatst aanwezige Gebruiker:

  1. Alle elektrische toestellen – die niet onder spanning moeten blijven – uitschakelt;
  2. De verlichting uitschakelt;
  3. De verwarming op 12°C instelt;
  4. Nagaat of nergens zaken zijn achter gelaten, en deze desgevallend in de kast verloren voorwerpen opbergt;
  5. Nagaat of alle waterkranen gesloten zijn;
  6. Nagaat of alle ruimten zich in de oorspronkelijke toestand bevinden;
  7. Alle andere noodzakelijke acties neemt als een goede huisvader;
  8. De toegangsdeur deugdelijk afsluit;
  9. (later) Het alarm activeert.

Artikel 11: Kosten van Onderhoud, Nutsvoorzieningen en Verwarming
De kosten verbonden aan het onderhoud van de gemeenschappelijke ruimtes en van de overige delen van het gebouw, daarin begrepen de volledige buitenkant, zijn ten laste van de VAT vzw. Ook het verbruik van de nutsvoorzieningen en de verwarming is in de onkostenvergoeding begrepen.
De Gebruiker dient al de gebruikte ruimten en in het bijzonder de bar en de keuken, na ieder gebruik achter te laten in de staat waarin die zich bevonden bij de aanvang van het gebruik. Indien de Gebruiker dit nalaat, zal de VAT vzw de toestand van deze faciliteiten op foto vastleggen, de taak op zich nemen en de hieraan verbonden kosten, verhoogd met 20%, doorbelasten aan de Gebruiker.

Terug naar boven

Hoofdstuk VII – Lasten en plichten

Artikel 12: Vergoedingen, Belastingen en Taksen

Indien de activiteit een optreden, filmvoorstelling of eender welk ander initiatief waar sabamauteursrechten op gelden, dan stelt De Gebruiker zich in regel met SABAM door middel van tijdige aangifte en betaling van het overeenstemmend tarief (klik op logo). VAT vzw kan niet aansprakelijk gesteld worden voor een nalatigheid van de Gebruiker.

Belastingen en taksen, die door Staat, Gewest, Provincie, Gemeente of een ander openbaar bestuur worden/zouden worden geheven op het gehuurde goed, zijn ten laste van de VAT vzw.

Artikel 13: Borg
Er wordt aan de Gebruiker geen waarborg gevraagd, behoudens in specifieke gevallen en indien de VAT vzw meent dat het in huur geven van de faciliteiten een zeker risico inhoudt. In dit geval zullen Partijen voorafgaand een geschreven document opstellen en ondertekenen, houdende de modaliteiten van de borg.

Artikel 14: Afwerkings-, Inrichtings- en Veranderingswerken
Huidige Staat van het ter beschikking gestelde Goed.
De VAT vzw stelt de faciliteiten ter beschikking aan de Gebruiker in de huidige staat, gekend door de Gebruiker. De VAT vzw kan besluiten om werken te laten uitvoeren om de instandhouding van het gebouw te verzekeren of om de gebruik ervan te vergemakkelijken. Indien zulks het gebruik van de faciliteiten door een Gebruiker zou beletten, dan wordt tijdig een regeling getroffen, behoudens het een geval van hierkracht betreft, waar de VAT vzw geen verantwoordelijkheid treft.

Artikel 15: Herstellingen
Alle herstellingen, zowel binnenwaartse al buitenwaartse, zijn ten laste van de VAT vzw, tenzij het de herstelling van schade betreft die werd veroorzaakt door de Gebruiker of door derden die de Gebruiker in het gebouw toeliet.

Artikel 16: Aanmelding van Mankementen
De Gebruiker zal ieder mankement onmiddellijk aan de VAT vzw melden. De hiervoor te contacteren persoon wordt door de VAT vzw opgegeven. De huidig aangeduide vertegenwoordiger is opgenomen in onderhavige Reglement.

Artikel 17: Verzekeringen
De VAT vzw verzekert het goed tegen Brand en Aanverwante risico’s en voorziet een afstand van verhaal tegen de Gebruiker.
Op eenvoudige vraag van de Gebruiker zal de VAT vzw een kopij van de polis aan hem overmaken.
De VAT vzw raadt de Gebruiker aan de nodige verzekeringen af te sluiten ten overstaan van diegenen die deelnemen aan de door de Gebruiker ingerichte activiteiten.

Artikel 18: Onderverhuring
Het is de Gebruiker niet toegestaan het ter beschikking gesteld goed aan derden over te dragen, tenzij mits voorafgaande en schriftelijke toestemming van de VAT vzw.

Artikel 19: Recht van Gebruik
Er wordt uitdrukkelijk overeengekomen dat de VAT vzw zich het recht van gebruik van elke vorm van publiciteit in het pand en aan de buitengevel(s) van het pand voorbehoudt.
De Gebruikers kunnen het adres ‘De Burburestraat 11’ niet gebruiken als maatschappelijk adres en er geen post doen toekomen, tenzij hiervoor een afzonderlijke overeenkomst werd gesloten.

Artikel 20: Toegangsrecht
De VAT vzw heeft ten allen tijde toegang tot de in gebruik gegeven ruimte(n).

Artikel 21: Toegang tot het pand
De toegang tot het pand wordt verzekerd door een codeslot/badge. De Gebruiker ontvangt voor elk gebruik een badge die enkel toegang verleent tot het “VAT – Out of a Box” voor de gereserveerde periode. Buiten deze periode wordt het pand afgesloten.
De badge wordt door de VAT vzw ingeschreven in een register en er wordt een waarborg gevraagd, die wordt terugbetaald bij inlevering.
In geen geval mag de Gebruiker de code/badge doorgeven aan derden.

Artikel 22: Verhaal
De VAT vzw is niet aansprakelijk:
– Voor het verlies of de schade geleden door de Gebruiker en/of zijn aangestelden ten gevolge van een breuk of een verstopping in de water-, gas- of elektriciteitsleidingen, in de riolen of de branddetectie-installatie.
– Voor de schade veroorzaakt door overmacht of veroorzaakt door derden.

Artikel 23: Nalatigheid van de Gebruiker
De VAT vzw heeft het recht de Gebruiker de toegang tot het “VAT – Out of a Box” te ontzeggen, zonder dat dit recht geeft op enige schadevergoeding in hoofde van de Gebruiker, in de navolgende gevallen:
– indien de Gebruiker in gebreke blijft om de onkostenvergoeding te betalen binnen de maand nadat hij hiertoe door de VAT vzw in gebreke is gesteld.
– indien de Gebruiker in gebreke blijft om het even welke van de in dit Reglement clausule na te komen.
– ieder ander geval van nalatigheid vanwege de Gebruiker.

Daarenboven zal de VAT vzw, op kosten van Gebruiker, alle tekortkomingen laten herstellen die hun oorsprong vinden in de niet correcte naleving van de Gebruiker van de punten in onderhavig Reglement. Dit geldt inzonderlijk voor het herstellen van aangerichte beschadigingen en voor het terug in de oorspronkelijke staat brengen van ruimtes, bar en keuken na gebruik door de Gebruiker.
De reëel door de VAT vzw gemaakte kosten zullen, met een toeslag van 20%, doorbelast worden aan de Gebruiker.

Terug naar boven

Hoofdstuk VIII – Diversen

Artikel 24: Diverse Bepalingen

  • De VAT vzw kan in het belang van de uitgangspunten, zoals vernoemd in Artikel 4, onderhavig Reglement aanpassen.
  • Voor de uitvoering van dit Reglement doet
    – de VAT vzw haar woonstkeuze op het adres vermeld in de hoofding van onderhavige Overeenkomst.
    – de Gebruiker zijn woonstkeuze bij de verantwoordelijke, zoals opgegeven op het reservatieformulier, genoemd in Artikel 6.
  • Ingeval van onenigheid zullen Partijen vooreerst in onderling overleg trachten het geschil bij te leggen. Indien deze poging na 30 kalenderdagen niet het gewenste resultaat oplevert kan de meest gerede Partij het geschil voorleggen aan de bevoegde rechtbank. Enkel de rechtbanken van Antwerpen zijn bevoegd.
  • De communicatie tussen Gebruiker en VAT vzw zal, behoudens anders aangegeven, liefst per e-mail geschieden. De Gebruiker zal de VAT vzw verwittigen indien betreffende e-mailadressen zouden wijzigen. De contactpersonen van de Gebruiker worden op reservatieformulier vermeld.
  • De VAT vzw zal een document, houdende de technische handleiding van de infrastructuur, ter beschikking stellen van de Gebruikers.

Lijst van de vertegenwoordigers van de VAT vzw
(communicatie bij voorkeur per e-mail op adres: vrijzinnigantwerpstrefpunt@gmail.com)

Algemeen

François Peeters voorzitter 0475862758 frpehomex@gmail.com
Martine Konings ondervoorzitter 0496 182093 mfkonings@gmail.com
Frank Van Akelijen penningmeester 0473 997596 frank.vanakelijen@telenet.be
Nelly Verfaillie secretaris 0475 907272 nelly.verfaillie@telenet.be

Samenwerking, infrastructuur

François Peeters voorzitter 0475 862758 frpehomex@gmail.com
Martine Konings ondervoorzitter 0496 182093 mfkonings@gmail.com

Reservaties, informatie i.v.m. beschikbaarheid lokalen

François Peeters voorzitter 0475 862758 frpehomex@gmail.com
Nelly Verfaillie secretaris 0475 907272 nelly.verfaillie@telenet.be
Dirk Van Opdenbosch coördinator ‘Galerie’ 0476 991713 dirk.van.opdenbosch@telenet.be

Inrichting ‘tentoonstellingen’

Dirk Van Opdenbosch curator 0476 991713 dirk.van.opdenbosch@telenet.be

Financieel beheer

Frank Van Akelijen penningmeester 0473 997596 frank.vanakelijen@telenet.be

Techniek, veiligheid, melding mankementen

François Peeters voorzitter 0475 862758 frpehomex@gmail.com

Catering, bar, keuken

Nelly Verfaillie secretaris 0475 907272 nelly.verfaillie@telenet.be

Grondplan

BD11_def

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Terug naar boven